Pořadatelům komunitních akcí dochází trpělivost s no-show
Pokud pořádáte akce pro komunitu, sami to znáte: Lidé se přihlásí, ale velká část z nich nedorazí, a při tom máte naplněnou i čekací listinu a další zájemci vám stále píší, jestli by se pro ně našlo místo. „Beru to, jak to je. Na akcích děláme over-booking. Na malých akcích pro dvacet lidí je to klidně o třicet až padesát procent víc, na velkých akcích pro stovku lidí obvykle stačí patnáct procent. Těch pár lidí na víc se při nejhorším vždycky nějak vejde,“ říká Martin, který má s pořádáním komunitních akcí zkušenosti přes čtvrt století.
S neomluvenými no-shows nebo odhlášenou účastí na poslední chvíli se však pořadatelé jiných komunitních akcí nechtějí smířit. „Nedá se nic dělat, musí přijít pokuty za pozdní a neomluvenou účast,“ píše na Twitteru pořadatel SEOlogeru Pavel Ungr. Na celkem exkluzivní akci o AI Seznamu nepřišla polovina registrovaných lidí.
„Na posledním Friends of Figma bylo 70 lidí na waitlistu. A přesto se našlo skoro 50 lidí, kteří nepřišli a ani se neodhlásili,“ stěžuje si na Linkedin Šimon Jůn. Co se dá s nespolehlivostí účastníků dělat? Někde zvažují zpoplatněnou účast. Platba ale může odrazovat třeba studenty nebo rodiče na rodičovské dovolené. Jinde se chystají zavést reputační systém. „Mně se nejvíce osvědčilo vyzvat účastníky k odhlášení den předem, pokud nemohou přijít. Dostanou tak šanci lidé z čekací listiny. Zrušit účast musí být řádově snazší než přihlásit se na akci,“ prozrazuje svůj přístup Martin a dodává, „Nejlepší je svěřit správu události specializovaným službám, jako jsou Meetup.com nebo Eventbrite.“
Neomluvená neúčast nebo odhlášení na poslední chvíli není problém, jen protože se na akci nedostane někdo další. Komunitní akce obvykle platí sponzoři, kteří očekávají možnost prezentace před nějakým množstvím lidí. Podle očekávané účasti se objednává catering a zamlouvají se místa v restauracích po akci. Někdy se náklady třeba na pronájem místností platí z komunitního rozpočtu nebo je platí přímo organizátoři ze svého. V takovém případě je škoda, když peníze utrácíme bez efektu.